V nabídkách poskytovatelů finančních softwarových řešení se můžeme často dočíst, že jejich software je „komplexní“ a „pokrývá širokou škálu procesů a agend“. Co si ale může zákazník pod takovými frázemi představit? Přesně na tuto otázku odpovídá náš stručný průřez funkcemi, které by měl vhodný finanční software nabízet.
Pokrytí agend
Hlavním měřítkem komplexnosti finančního software je jeho schopnost pokrýt potřebné procesy a jejich specifika. Nejde přitom jen o základní funkcionality jako účetnictví, nákup, prodej či evidence důležitých dat. Společnosti poskytující financování ke své činnosti vyžadují vysoce specifické procesy měnící se v závislosti na zaměření a produktech daného podniku. Skutečně komplexní řešení pro tyto společnosti by tak mělo pokrývat různé oblasti životního cyklu smlouvy o financování. U každého cyklu nabídnout nástroje pro rutinní činnost a zároveň ponechávat prostor pro úpravy na míru zákazníkovi. V praxi se jedná zejména o následující oblasti životního cyklu:
- Obchodní nabídka,
- správa databáze zákazníků a dodavatelů,
- CRM a marketingové kampaně,
- aktivace smlouvy,
- správa smluv,
- pojištění,
- řádné a mimořádné ukončení smlouvy,
- vymáhání a penalizace,
- služby v rámci operativního leasingu (správa služeb, servisních povolenek a tankovacích karet),
- celá účetní agenda včetně statutárních výkazů.
Z pohledu finančních produktů se jedná primárně o tyto:
- Finanční leasing
- operativní leasing,
- úvěry,
- splátkový prodej,
- fleet management.
Správa smluv na financování
Vhodný finanční software pokrývá kompletní agendu spojenou s uzavíráním a správou smluv. V první řadě se jedná o možnost správy různých druhů předmětů financování, tj. v rámci jednoho řešení lze pracovat se smlouvami na leasing vozidel nebo strojního vybavení, leasing majetku, případně operativní leasing včetně nabízených služeb (tankovací karty, pojištění, financování pohonných hmot apod.).
Finanční software zde obvykle nabízí i pokročilé monitorovací a reportingové nástroje pro přehled o stavu smluv. V jednom rozhraní tak vidíte stav jednotlivých smluv a jejich obchodní cíle, které můžete přehledně měřit a kontrolovat. V závislosti na vlastnostech daného řešení pak uživatelé mohou vytvářet i vlastní schvalovací workflow.
Automatizace a urychlení procesů
Výše uvedené agendy obvykle vyžadují velký objem administrativy a specifických úkonů. Pokud by tyto úkony bylo nutné provádět ručně, znamenalo by to pro vaše zaměstnance mnoho práce navíc. Finanční software proto kromě nabídky funkcí umožňuje rutinní procesy plně automatizovat či alespoň významně urychlit. Kromě úspory času a práce tím dosáhnete i podstatného snížení chybovosti způsobené lidským faktorem. Konkrétně za vás systém zvládne například následující činnosti:
- automatické vyplňování zákaznických údajů do formulářů, smluv, faktur a jiných dokumentů,
- sledování důležitých termínů a zasílání automatických upozornění,
- automatické generování potřebných dokumentů (předávací protokoly, faktury, upomínky aj.),
- propisování případných změn ve smlouvách či údajích zákazníka do všech souvisejících dokumentů,
- hromadné úlohy, které běží na pozadí (účtování smluv, hromadné změny apod.)
- nastavení parametrů kalkulací u správy úvěrů,
- inkasa plateb od zákazníků,
- kontrola končících smluv,
- exporty/importy bankovních výpisů
- a řadu dalších činností.
Reporting a analytické nástroje
Preference zákazníků a jejich chování, stav a výnosnost smluv, sledování aktuálních trendů… nejen tyto informace jsou pro poskytovatele finančních služeb důležité pro neustálé zlepšování a udržení kroku s konkurencí. Finanční softwarová řešení proto obvykle zahrnují i rozsáhlé analytické a reportovací nástroje, které na základě nashromážděných dat poskytují přehled o stavu smluv i podklady pro predikci chování klientů.
