Pošlete tužku a papír definitivně do důchodu! S elektronickým podpisem si nejen ušetříte velký objem papírování, ale také podpoříte bezpečnost svých dokumentů a podstatně zrychlíte administrativní procesy. Seyfor vám zde rovnou i nabídne ideální řešení – aplikaci Sey4Sign využívající výkon platformy Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Stále věříte papíru?
Jen máloco dokáže způsobit větší průtahy v administrativních procesech než neefektivní schvalování dokumentů. Vzpomeňte si sami, kdy jste naposledy potřebovali například podepsat smlouvu s klientem nebo získat podpis nadřízeného na důležitém dokumentu. S největší pravděpodobností jste se nevyhnuli nutnosti daný soubor vytisknout, rozdistribuovat jej mezi všechny zúčastněné strany, následně od všech sesbírat podpisy a poté kopie dokumentů přehledně archivovat.
Než takto jeden soubor oběhne všechny zúčastněné, může daný proces navázaný na soubor nabrat velmi nepříjemné zpoždění. A to vůbec nemluvíme o praktické stránce věci – pro podpis je třeba se fyzicky dostavit do kanceláře, kopie dokumentů se mohou snadno ztratit v chaosu papírování, a především tu existuje i bezpečnostní riziko padělání podpisu či zpětné změny znění dokumentu. Možná si teď říkáte, že vaší firmě se něco takového stát nemůže, ale ruku na srdce – chcete reputaci svou i své společnosti svěřovat pouze náhodě a lidskému faktoru?
Zkuste to elektronicky!
Naštěstí již existuje elegantní řešení v podobě elektronického podpisu Zapomeňte na fyzické kopie a podepisování propiskou – dnes již můžete schvalování, revize i distribuci důležitých dokumentů řešit čistě digitálně a plně online.
6 největších přínosů elektrického podpisu
- Rychlost a jednoduchost: elektronické potvrzování zabere jen několik kliknutí a obejde se tak bez tisknutí či skenování.
- Bezpečnost nade vše: elektronický podpis je prakticky nemožné padělat nebo retrospektivě měnit. Automatické sledování změn vám pak vždy přesně řekne, kdo dokument potvrzoval a jaké v něm prováděl změny.
- Konkurenční výhoda: díky schopnosti dokumenty potvrzovat rychle a jednoduše ušetříte sobě i klientům nemalé množství času a podstatně tak zkrátíte administrativní úkony. I díky tomu se vyvýšíte nad konkurenci.
- Potvrzování kdykoliv a kdekoliv: zapomeňte na návštěvy kanceláře jen kvůli podepisování dokumentů. Elektronický podpis zvládnete udělit online, ať už z domova nebo na cestách. K podpisu vám stačí jen přístup k internetu.
- Právní váha: podle evropské směrnice eIDAS má elektronický podpis stejnou váhu jako klasická ruční signatura, což platí pro smluvní strany i státní instituce.
- Úleva planetě: zejména společnosti dbající na snižování své enviromentální stopy potěší výrazné snížení spotřeby papíru.
Sey4Sign – podepisování s výkonem Dynamics 365 Business Central
Pro příklad moderního řešení pro elektronické podpisy nemusíte chodit daleko. Objevte Sey4Sign, moderní aplikaci pro elektronické schvalování plně integrované s platformou Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Co všechno Sey4Sign umí?
- možnost vkládat do dokumentů ručně psané podpisy či je potvrzovat certifikátem,
- integrované bezpečné úložiště dokumentů,
- podpora více jazyků,
- možnost opatřit dokumenty časovou značkou pro vyšší bezpečnost,
- nástroje pro automatizaci schvalovacího procesu.
Jak elektronické schvalování probíhá?
- Určení schvalovatelů: každá smluvní strana si určí osobu se schvalovacími privilegii.
- Distribuce dokumentu: schvalovatelům je dokument zaslán e-mailem v elektronickém formátu PDF společně s notifikací upozorňující na potřebu schválení.
- Samotný podpis: do dokumentu můžete buď vložit vlastní podpis, nebo využít kvalifikovaný podpis za pomoci odpovídajícího certifikátu.
- Potvrzení: aplikace po podpisu automaticky zašle potvrzovací notifikaci všem smluvním stranám. Dokument je následně archivován do bezpečného úložiště archivovaného přímo v aplikaci.
- Upomínka: pokud některý ze schvalovatelů nepřipojí svůj podpis do stanoveného termínu, Sey4Sign mu automaticky odešle upozornění.
- Reset procesu: v případě potřeby lze celý proces schvalování vrátit zpět na začátek.
Sey4Sign v praxi
Začněte podepisovat moderně ještě dnes
Pokud vás Sey4Sign zaujal, není nic snazšího než nás kontaktovat pomocí formuláře níže. Naši odborníci se s vámi spojí, vyslechnou si vaše potřeby a zodpoví veškeré vaše dotazy,
